Matkakassa on yhdistyksen yleisvaroista erotettu kassa, jonne kootaan varoja yhdistysläisten seuramatkoja varten. Ideana on, että omalla aktiivisuudellaan kokoaa henkilökohtaista matkasaldoaan, jota voi sitten hyödyntää haluamilleen reissuille. Matkasaldolla voi maksaa esimerkiksi matkaliput tai majoituksen yhdistyksen toimintaan liittyvällä matkalla kotimaassa tai ulkomailla. Lähtökohtaisesti matkaksi katsotaan sellainen matka, jolle osallistuu vähintään kaksi yhdistyksen jäsentä ja josta on sovittu yhdistyksen hallituksen kanssa. Toinen mahdollinen käyttökohde on yhdistyksen toimintaan liittyvä matkustaminen, esimerkiksi yhdistyksen edustaminen tapahtumassa. Tällöin edellytystä toisen yhdistyksen jäsenen osallistumisesta ei ole.

Omaa matkasaldoaan saa halutessaan kohdentaa myös muuhun yhdistyksen toimintaan. Sillä saa esimerkiksi rahoittaa hyvänä pitämäänsä yhdistyksen projektia tai käyttää sen kohteeseen, jota yhdistys on päättänyt tukea. (Tukikohteita saavat kaikki jäsenet ehdottaa. Ne voivat olla kulttuuritoimintaan liittyviä tai muita, lähtökohtaisesti yleishyödyllisiä voittoatavoittelemattomia harrastajaprojekteja, joissain tapauksissa myös luoviin aloihin liittyvien ammattilaisprojektien tukemista esimerkiksi palveluiden tai tuotteiden ostamisen muodossa.)

Omaa matkasaldoaan voi myös halutessaan lahjoittaa toiselle jäsenelle.


Matkan järjestäminen

Kuka tahansa yhdistyksen jäsen saa suunnitella ja toteuttaa matkan, sekä päättää sinne lähtevän kokoonpanon. Tavanomaisesti oletuksena on, että matkalle lähtee vähintään kaksi yhdistyksen jäsentä ja matkalla on jokin erikseen määritelty kulttuurillinen tarkoitus. Esimerkiksi arkkitehtuurin valokuvaaminen. Kyseeseen voi tulla myös yhdistyksen edustusmatka ja tällöin voi tulla kyseeseen myös matkustaminen yksinään vaikkapa tapahtumaan pitämään ohjelmaa tai yhdistyksen pistettä.

Matkan järjestäjä tekee matkasta suunnitelman, joka sisältää matkalle lähtijöiden määrän, sekä kassasta rahoitettavat matkustuskulut (maksimisumma) ja muut oleelliset lisähuomiot liittyen kohteeseen, lähtevän ryhmän erityispiirteisiin ja muuhun vastaavaan. Suunnitelmasta tulee myös ilmetä matkan kulttuurillinen tarkoitus tai miten se liittyy yhdistyksen toimintaan. Suunnitelma lähetetään yhdistyksen hallituksen hyväksyttäväksi, jonka jälkeen jokainen matkalle osallistuva ilmaisee matkakassan hoitajalle kirjallisesti osallistuvansa kyseiseen matkaan. Matkan varaaminen on tavallisesti matkan järjestäjän vastuulla ja hänen tulee toimittaa kuitit varatuista lipuista ja majoituksista yhdistyksen kirjanpitäjälle vuorokauden sisällä matkan varaamisesta.


Erityishuomioita

Lähtökohtaisesti matkalle lähtevän tulee itse kyetä huolehtimaan itsestään matkan aikana. Erityisapua tarvitsevan henkilön tulee kustantaa omalla Matkasaldollaan tai muulla tapaa mukaansa avustaja, ellei asiasta erikseen toisen matkalle lähtijän kanssa sovita. Alaikäisten tai holhouksenalaisten osalta asia tulee sopia matkan järjestäjän ja huoltajan kanssa ja näistä järjestelyistä tulee mainita hallitukselle toimitettavassa matkasuunnitelmassa.

Myös yhdistyksen ulkopuoliset henkilöt voivat osallistua matkalle omalla kustannuksellaan. Yhdistyksen jäsen voi halutessaan kustantaa matkan omasta matkasaldostaan myös perheenjäsenelleen tai ystävälleen.


Toimintalogiikka

Yhdistyksen projekteista moni kerryttää varoja yhdistyksen toimintaan. Lähtökohtana on, että osa varoista ohjataan aina matkakassaan sen mukaan, keitä projektissa on ollut mukana ja miten iso rooli kenelläkin on ollut. Osuudesta vähennetään projektiin kuluneet yhdistyksen varat (jotka palautuvat takaisin yhdistyksen yleisvaroihin käytettäväksi muuhun tulevaan toimintaan) ja vähintään 10% kertyneestä summasta.

Loput kertyneestä summasta jaetaan sovitulla tavalla projektiin osallistuneiden yhdistysaktiivien kesken heidän matkakassoihinsa. Jaossa huomioidaan, miten paljon aikaa ja työtä ja miten haastavia työtehtäviä kullakin osanottajalla on ollut. Projektin vetäjä tekee tästä suunnitelman ennen projektin alkua ja voi tehdä siihen muutoksia, mikäli jonkun osallistujan rooli muuttuu merkittävästi projektin aikana. Luonnollisesti tämä tulee tehdä yhteisymmärryksessä projektiin osallistuvien kesken.


Esimerkki

Yhdistysaktiivit Paula ja Piia järjestävät kirpparitapahtuman, jossa myyvät pullaa ja Paulan tekemiä käsitöitä omalla pöydällään. Veikko ja Santeri tulevat auttamaan pöytien järjestelyssä ja loppusiivouksessa. Kirpparilla on 30 pöytää, joista jokaisesta maksetaan 5 euroa eli yhteensä 150 euroa. Kirpparitilan vuokra maksaa 50 euroa päiväksi. Piian leipomista pullista kertyy 20 euroa ja Paulan käsitöistä 140 euroa. Kahvimyynti on 15 euroa. Pullatarvikkeisiin on saatu yhdistykseltä 10 euroa. Kokonaistuotto on 325 euroa ja kulut 60 euroa.

Kahvimyynti on Piian ja Paulan yhteinen ja koska he kustansivat kahvitarvikkeet itse, tulee kummallekin siitä 7,5 euroa.

50 euron vuokra vähennetään 150 euron tapahtumatuotosta, jolloin siitä jää jaettavaksi 100 euroa. Paikkavarausta ja markkinointia hoitanut Piia saa sovitusti 40% ja markkinoinnissa ja suunnittelussa avustanut Paula 30%. Loput 30% jaetaan Veikon ja Santerin kesken. Eli Piialle kertyy 40 euroa, Paulalle 30 euroa ja Veikolle ja Santerille kummallekin 15 euroa.

Pullamyyntiin investoitu 10e vähennetään sen 15e tuotosta ja jäljelle jäävä 5e menee pullat leiponeelle Piialle.

Paulan 140 euron käsityötuotto menee kokonaisuudessaan hänelle, koska hän on kustantanut materiaalinsa itse.

Näin ollen jako menee seuraavasti:

Paula: 140 + 30 + 7,5 = 177,5 €
Piia: 5 + 40 + 7,5 = 52,5 €
Veikko: 15 €
Santeri: 15 €

Näistä kaikista vähennetään 10 % yhdistykselle, koska rahaliikenteestä ja muusta kertyy hallinnollisia kuluja.

Paula: 177,5 - 17,75 = 160 €
Piia: 52,5e - 5,25e = 47,25 €
Veikko/Santeri: 15 - 1,5 = 13,5 €

Yhdistys: 17,75 + 5,25 + 1,5 + 1,5 = 26 €
yhdistyksen investoimat 60 €

Kullekin henkilölle menevät varat ovat heidän matkakassavarojaan, joiden käytöstä he voivat päättää matkakassan sääntöjen ja toiminta-ajatuksen puitteissa. Käytännössä nämä varat sijaitsevat yhdistyksen tilillä, eikä niitä voida käyttää mihinkään yhdistyksen ulkopuoliseen toimintaan. Niitä ei myöskään luovuteta jäsenen omaan käyttöön, vaan varat kulkevat aina taloudenhoitajan ohjaamina hallituksen valvonnassa väärinkäytösten ehkäisemiseksi.